Le temps : des techniques...

Rédigé par Fabienne Speck

Vous arrivez toujours en retard aux réunions, vous n’avez pas le temps de déjeuner, vous superposez des RV, votre bureau est recouvert d’une masse de dossiers, vous devez toujours tout faire à la dernière minute, vous vous retrouvez chaque soir en ayant jamais fini ce que vous vouliez faire, vous avez l’impression que vous ne vous en sortirez pas ? …

Vous pouvez sans doute vous organiser autrement en prenant conscience de quelques habitudes

I ne sera alors pas difficile de les faire évoluer.

Vous constaterez notamment que nous faisons spontanément plutôt :

- ce qui nous plaît avant ce qui nous déplaît,
- ce qui va vite avant ce qui prend du temps,
- ce qui nous semble facile avant ce qui est difficile,
- ce que nous savons faire avant ce qui est nouveau,
- ce qui est urgent avant ce qui est important
- ce qu’on vient de nous demander avant ce qui traîne depuis un certain temps (LIFO : Last In First Out)…

S’en rendre compte permet de modifier l’ordre et la façon selon lesquels nous pouvons aborder les tâches qui nous incombent.

Vous pouvez aussi lister les principaux « chronophages » qui vous concernent

Parmi les plus courants : les interruptions de rythme, les réactions à chaud, les objectifs mal définis, les responsabilités diffuses, les décisions qui traînent, les réunions trop longues ou stériles, les déplacements, les appels téléphoniques intempestifs, les mails inutiles, le manque d’information ou la surenchère de documents … Les identifier c’est déjà se donner le moyen de les circonscrire.

Ensuite nous ne savons pas toujours distinguer l’urgent de l’important.

L’urgent c’est ce suppose un délai très court voire une action immédiate mais qui n’est pas nécessairement important.

L’important c’est ce qui présente un intérêt majeur à plus ou moins long terme mais ne nécessite pas toujours d’être traité de suite.

Or on pense souvent que parce que quelque chose est urgent c’est important.


La matrice d'Eisenhower

Le Général Eisenhower a proposé une matrice pour organiser ses activités qui permet de garder la vision de ce qui est important au-delà de la pression du quotidien.

On analyse chaque tâche selon 2 crtères : Importance et Urgence

Forte importance / Faible urgence (*)
Fixer une échéance, déléguer ou faire préparer, planifier dans le temps en sous-objectifs intermédiaires

Forte importance / Forte urgence (**)
Agir immédiatement soi-même, à gérer en priorité

Faible importance / Forte urgence
Faire après (*) et (**), sinon dialoguer pour vérifier l’urgence, déléguer ou laisser courir ( l’urgence disparaît souvent …)

Faible importance / Faible urgence
Déléguer, différer ou abandonner


Au quotidien, les To-do lists

Maintenant, au quotidien il faut bien garder à l’esprit quelques principes de fonctionnement qui consistent à dresser des listes d’activités à prévoir en fonction de ses objectifs, de déterminer le degré de priorité de ces différentes activités, de prendre une décision pour chacune ( faire, déléguer, reporter, ne pas faire …), évaluer le temps nécessaire à chaque activité en conservant une marge de sécurité, se fixer une date butoir en tenant compte des différentes personnes impliquées et des périodes d’exécution.

Plus généralement, vous pouvez :

- prévoir, hiérarchiser et planifier : c’est à vous de définir en fonction de vos activités si vous ferez vos « to do list » au mois, à la semaine ou à la journée.

Elles s’avèrent indispensables pour ne rien oublier et se rendre compte en fin de période de ce qui a été accompli, du temps que cela a pris et de ce qui reste à faire.

Dans tous les cas la matrice d’Eisenhower vous sera utile pour hiérarchiser vos priorités.

Comme rien n’est jamais simple et que la Loi de Murphy se vérifie chaque jour, prévoyez une marge d’imprévus dans vos journées !

- chasser les « chronophages » : sachez préserver de façon organisée et officielle ( comme une réunion ou un RV) des moments d’isolement où votre porte est fermée pour travailler sur un même dossier.

Informez vos collaborateurs des moments où votre porte leur est ouverte et prévoyez le également dans votre agenda. Utilisez votre téléphone mobile comme une messagerie et filtrez ou faites filtrer les appels sur votre fixe.


La gestion des mails

De même dans le traitement de vos e-mails, vous devez prévoir des plages de consultation et de traitement et non chercher obstinément à y répondre au fil de l’eau. Cela vous rend passif, en simple réaction.

Il s’agit d’une fausse disponibilité qui vous rend inefficace par ailleurs et vous ôte toute capacité de recul sur l’objet du message. Sans compter qu’en laissant du temps en s’aperçoit souvent que le problème a déjà été traité ou n’existe plus et que le mail peut donc être « scratché ».

Quand vous rentrez de vacances, commencez toujours à lire vos e-mails par le dernier. Vous verrez là aussi que les objets des plus anciens se sont évanouis dans le temps ou ont trouvé une solution … sans vous ! Dur pour votre ego ? Oui, mais bon pour vous !

Auteur de l'article : Fabienne Speck
Direction de la Formation chez Ernst & Young

Article également paru dans la revue Qualitique (Avril 2005 - n°166)


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