Votre équipe est-elle efficace en réunion ?

Rédigé par Nathalie Bouclier

Même quand on a autour de la table, les personnes concernées par les sujets que l’on veut traiter ensemble et par les décisions à prendre, il arrive que les réunions ne soient pas efficaces.

Pourquoi ?

Et que pouvons-nous faire pour améliorer l’efficacité collective de l’équipe?




Quelques situations vécues

• L’heure de fin de réunion prévue n’est jamais respectée
• Les derniers sujets de l’ordre du jour ne sont jamais traités
• Certains sujets prennent tout le temps de réunion
• C’est toujours les mêmes personnes qui parlent
• Chacun se met toujours à la même place
• Les décisions sont prises en dehors des réunions prévues pour ça
• Les décisions prises en réunion ne sont pas suivies d’effet
• Les réunions ne commencent jamais à l’heure
• Des membres de l’équipe ont mieux à faire que de venir aux réunions
• Chacun lit ses mails pendant les réunions
• Les réunions ont toujours la même forme (information top-down, suite de présentations powerpoint, discussions conflictuelles entre deux clans,
• Le leader de la réunion porte la réunion à lui tout seul



Le regard du coach

Notre formation, nos habitudes nous ont appris à nous intéresser au contenu des sujets traités en réunions, a faire appel à notre expertise pour intervenir dans une discussion.

Nous ne faisons pas attention aux processus qui se mettent en place dans nos réunions.
Pourtant ils contribuent largement sur la performance collective de l’équipe.

Par exemple, si le temps pendant la réunion n’est pas géré, il est normal d’avoir des réunions qui ne commencent pas à l’heure, qui ne finissent pas à l’heure, ou d’avoir du mal à traiter tous les sujets.

De la même façon, il est intéressant de regarder quel est le processus de décision lors des réunions. Certaines équipes évitent de prendre des décisions en réunions, en préférant des décisions prises en deux à deux.

D’autres équipes ne prennent des décisions que sur un type de sujet (la sécurité, le niveau de marge attendu,…).

Pour d’autres équipes, les décisions prises ne sont pas suivies et donc souvent pas appliquées non plus. Il y a fort à parier que ces processus visibles en réunions, existent également dans le reste de l’organisation.

Les échanges sont également révélateurs du fonctionnement et de l’efficacité de l’équipe : si ce sont toujours les mêmes qui amènent des arguments, les mêmes qui critiques, si seuls les experts peuvent intervenir sur leurs sujets, des habitudes, des rôles implicites se mettent en place, nuisant à la richesse des discussions.

La non qualité des échanges déclenchent souvent des comportements de désengagement comme arriver en retard, lire ses mails, répondre à ses appels. Ce sont des indices à prendre en compte si l’on veut augmenter l’efficacité collective.

En période de crise, la pression est plus forte. Les dysfonctionnements augmentent, d’autres peuvent apparaître. Il devient donc encore plus important de gérer les processus au-delà des contenus et des sujets traités.



Que pouvez-vous faire pour améliorer le fonctionnement de vos réunions ?

Observez ce qui se passe lors de vos réunions :

De quels processus êtes-vous fier ? La prise de décision ? La gestion du temps ? La qualité des discussions ? La capacité de votre équipe à analyser les sujets avec différentes perspectives ? La gestion des différences, voire des conflits?

Il y a t-il des choses qui vous plaisent moins ? Des indices de désengagements ? Retards ? Absences ? Mails lus en réunion?

Avez-vous l’impression de tout porter sans être aidé par votre équipe, d’être obligé d’animer la réunion, d’argumenter pour convaincre, de vérifier que tout le monde a bien compris, de dire à chacun comment il doit faire pour la mise en œuvre, de faire le compte-rendu sinon il n’y a pas de trace de ce qui a été décidé ?

Faites un bilan, Choisissez une chose que vous souhaitez améliorer : la gestion du temps, la prise de décision, le nombre de points de vue différents lors des discussions,… et mettez ce sujet à l’ordre du jour de votre prochaine réunion afin de recueillir les ressentis et les suggestions de votre équipe. Prenez ensemble la décision d’un nouveau processus, d’une nouvelle façon de faire collective. Essayez et ajustez-vous avec l’équipe si besoin.

Si vous sentez que ces discussions sur les processus eux-mêmes sont difficiles (peut-être remettent-elles en cause autre chose de plus profond sur le fonctionnement de l’équipe), vous pouvez faire appel à coach qui peut intervenir lors de vos réunions pour aider l’équipe à identifier les processus en place, co-contruire le changement, accompagner la montée en maturité et l’amélioration de la performance collective.


Auteur de l’article : Nathalie Bouclier
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