Manager une équipe virtuelle, un enjeu relationnel

Rédigé par Nathalie Bouclier

Souvent appelées équipes virtuelles, les équipes dont les membres se trouvent à différents endroits se sont multipliées avec la globalisation des entreprises, la mise en place de projets internationaux ou simplement la recherche de proximité client dans un marché mondialisé. A quoi faut-il être attentif pour que ces équipes fonctionnent bien ?

La distance, les différences culturelles, les fuseaux horaires rendent le management et l’animation d’une équipe dispersée beaucoup plus complexes. Quelques précautions peuvent considérablement faciliter les choses.



La distance favorise l’autonomie : il faut donc la gérer

L’autonomie existe de fait dès qu’une partie de l’équipe est localisée à un autre endroit que son manager. Elle peut se développer au profit de l’équipe si la direction et le sens de l’action sont clairement définis, communiqués et partagés, ou au contraire au détriment du travail collectif si chacun tire la couverture à soi.

Qu’est ce que cela implique dans la relation du manager avec chaque membre de l’équipe? Favoriser, quand c’est possible, une première rencontre en face à face pour établir la relation avant de basculer dans une relation à distance et donner régulièrement du sens à l’action de chacun par un partage de la vision et des objectifs opérationnels.

La vision partagée, sans cesse actualisée en équipe, permet les prises d’initiatives locales ou l’apparition de leaderships délocalisés poussant les résultats collectifs attendus. Le manager peut alors les valoriser, donnant envie à tous de participer et enclenchant un cercle vertueux vers plus de résultats.



La réunion, moment clé pour la performance de l’équipe

Bien que la technologie permette d’« être virtuellement ensemble », cela ne suffit pas pour atteindre un bon niveau d’efficacité. L’élément supplémentaire, c’est l’établissement d’une haute qualité relationnelle lors des réunions d’équipe.

Comment la créer ? Paradoxalement par plus de règles. En effet, un cadre précis est indispensable pour renforcer le respect mutuel, donner plus d’efficacité aux prises de parole, éviter les pertes de temps (surtout pour ceux qui se sont levés à 5 h du matin ou qui sont restés au bureau jusqu’à 23h à cause des décalages horaires). Ce cadre ne va pas de soi, chaque culture a ses propres habitudes. Il doit donc être réaffirmé à chaque début de réunion.

Ces règles c’est, par exemple, commencer et finir à l’heure, présenter chaque participant en début de réunion, organiser formellement la prise de parole de chacun, respecter un ordre du jour défini en fonction des priorités de l’équipe (moins il y a de sujets, mieux ils seront traités), s’appuyer sur des documents écrits, rédiger systématiquement un compte-rendu avec des plans d’actions clairs, et l’envoyer rapidement à tous (y compris aux absents).

L’animation de la réunion elle même, nécessite également beaucoup d’attention: l’animateur est garant de l’énergie et de la participation équilibrée de tous. Il veillera à bien gérer le temps, à aller lentement pour que tout le monde suive les discussions et à vérifier que chacun ait pu s’exprimer.

A cause de la distance, des différences culturelles, le verbe est important : l’animateur sollicitera très régulièrement les opinions de chacun sur les sujets évoqués, demandera systématiquement à chacun de reformuler les décisions prises.

Autre élément de performance, l’animateur provoquera des ajustements réguliers du fonctionnement de l’équipe. Ces moments de régulation, indispensables pour lisser les différences culturelles, feront grandir l’équipe en lui apprenant à les prendre en compte et à les utiliser au mieux.



Des compétences collectives particulières ?

Rigueur, écoute et attention aux autres, telles sont les compétences qui permettent à une équipe virtuelle de bien fonctionner : rigueur sur la forme, ouverture sur le contenu. Ces qualités permettent le renforcement de la cohésion, du respect, de la confiance mais aussi de la focalisation sur des objectifs communs et sur l’atteinte de résultats.

Elles favorisent la prise en compte des différences, en enrichissant l’équipe, en profitant au maximum des différences de points de vue, sources de créativité, d’idées nouvelles et de meilleures décisions.

La qualité des relations instaurées dans l’équipe lors des réunions de travail, les résultats atteints collectivement joueront bien évidemment sur la motivation de l’équipe et auront à coup sûr des répercutions sur la performance du reste de l’organisation. On aurait presque envie de généraliser ces modes de fonctionnement à toutes les équipes, qu’elles soient virtuelles ou se réunissant en face à face !



Auteur de l’article : Nathalie Bouclier
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Nathalie Bouclier est coach en entreprise. Spécialisée en augmentation de la performance collective, elle accompagne sur le terrain des équipes hiérarchiques, des équipes transverses ou des équipes projets. Elle coache également des managers et des dirigeants et intervient sur des problématiques d’organisation et de gestion du changement.